- ينبغي إبرام عقد مكتوب يشتمل بوضوح على شروط التعاقد الجوهرية ومدة العقد وتحديد بدايته ونهايته، وذلك وفقاً لأحكام القانون رقم (8) لسنة 1976 بتنظيم المناقصات والمزايدات، ولكن نظراً لعدم وجود عقد مكتوب، فلا مناص من إعتبار شروط المناقصة والمكاتبات المتبادلة بين الطرفين بمثابة عقد إستناداً إلى القواعد العامة التي تقضي بأن "العقد هو إرتباط الإيجاب الصادر من أحد العاقدين بقبول الآخر على وجه يثبت أثره في المعقود عليه" وفقاً لنص المادة (7) من قانون المواد المدنية والتجارية القطري الصادر بالقانون رقم (16) لسنة 1971.

- ومن حيث أن من المبادئ المقررة في الفقه الإداري أن العقد يعتبر منعقداً بين جهة الإدارة ومقدم العطاء بمجرد إخطاره بقبول عطائه، وأن التراخي في تكملة التأمين النهائي لا يؤثر في صحة انعقاد العقد من تاريخ الإخطار، فإذا تضمن الإخطار أمراً بالتنفيذ بدأت مدة العقد من اليوم التالي لهذا الأمر.

- إختصاص موظف المشتريات بالجهة الإدارية لا يتعدى الظروف المادية والواقعية الخاصة بتنفيذ العقد وفقاً للشروط المتفق عليها، ولا يشمل البت في مسائل قانونية تخرج عن إختصاصه، وقد تكفلت المبادئ العامة بتحديد بداية العقد ونهايته على النحو المتقدم، وعلى ذلك فإذا جاء في أحد مكاتبات هذا الموظف تحديد بداية للعقد غير ما تقدم، فإنها تكون قد وردت على غير محل ولا قيمة لها، إذ أن من الأمور البديهية ان العقد لا يبدأ مرتين.